Линофис (Бережливый офис)

Об университете

Линофис (Бережливый офис)
sh: 1: –format=html: not found

Университет Лин Шесть Сигм является компанией по обучению, сертификации специалистов и оказанию консультационных услуг в сфере повышения эффективности бизнес-процессов.

Наши основные клиенты – это отечественные и зарубежные компании в России и странах СНГ, заинтересованные в постоянном улучшении показателей бизнеса и нуждающиеся в качественном развитии своего персонала на русском языке.

Предлагаемые нами услуги очного и удаленного обучения по программам Лин Шесть Сигм, оказание методологической поддержки при внедрении систем постоянного совершенствования бизнес-процессов высоко оценены всеми нашими клиентами, относящимися к различным отраслям экономики: добыча полезных ископаемых, банковские услуги, металлургия, машиностроение, электро- и тепло-энергетика, медицина, пищевая промышленность, информационные технологии, торговля и прочие

Основываясь на известной методологии повышения эффективности процессов, Лин Шесть Сигм, (пришедшей из Японии и США), применяя многолетний практический опыт внедрения различных систем постоянного совершенства, Университет Лин Шесть Сигм специально адаптировал все оказываемые услуги для компаний, осуществляющих свою деятельность на постсоветском пространстве. Применение инструментария и подходов отточено на сотнях реальных проектов.

Университет Лин Шесть Сигм придерживается высоких стандартов оказания услуг. Задача Университета не только дать специалистам компаний теоретические знания, но и оказать им содействие в проведении реальных проектов Лин Шесть Сигм, помочь достигнуть финансовой отдачи в короткие сроки, построить систему, которая бы бесперебойно работала на предприятиях многие годы.

Выгоды для компаний

  • Достижение быстрой финансовой отдачи
  • Построение системы повышения эффективности бизнес-процессов на долгие годы
  • Прохождение обучения доступно для любого количества специалистов и руководителей
  • Прохождение обучения доступно в любое удобное для специалистов время (24 часа в день, 7 дней в неделю, 365 дней в году)
  • Применение единого стандартизированного подхода к обучению и сертификации сотрудников
  • Экономия времени и средств при организации обучения, сертификации
  • Доступная поддержка проектов по улучшению экспертами Лин Шесть Сигм с многолетним опытом
  • Адаптация материалов для конкретной отрасли и компании
  • Эффективное развитие персонала

Выгоды для персонала

  • Освоение новой области знаний
  • Прохождение обучения доступно в любое удобное время
  • Повышение своей конкурентоспособности
  • Профессиональная оценка навыков
  • Получение рекомендаций экспертов с многолетним опытом

Наши преимущества

Обучение и консалтинговые услуги на русском языкеНа данный момент существует множество западных консалтинговых компаний, предлагающих услуги по обучению Лин Шесть Сигм на английском языке. Университет Лин Шесть Сигм изначально создавался для русскоговорящей аудитории .
Структура и подача материала, оказания услуг Все услуги структурированы таким образом, чтобы завлечь специалистов и руководителей, показать им новые нестандартные точки зрения на многие процессы, удерживать их внимание от начала общения до достижения результата. Способность объяснить любые вещи простыми, понятными словами – одна из важных особенностей Университета Лин Шесть Сигм.
Разнообразие подходов к обучению Кроме качественно проработанных обучающих материалов очного обучения в формате Power Point, Университет Лин Шесть Сигм использует множество бизнес игр, направленных на более продуктивное освоение материалов, а также уникальный интерактивный удаленный формат, дающий необходимую гибкость компаниям клиентам и их специалистам.
Адаптация обучающих материалов и методик для России и стран СНГТак как методология Лин Шесть Сигм пришла из-за рубежа, для ее эффективного использования недостаточно только перевода текстов с английского языка на русский и простого тиражирования методик, применяемых иностранными компаниями. Представляемые Университетом услуги/материалы тщательно проработаны с учетом условий многолетней работы на постсоветском пространстве.
Ежедневная поддержка Как бы подробно не были представлены обучающие материалы, у специалистов компаний могут оставаться вопросы. Эксперты Лин Шесть Сигм оказывают ежедневную консультационную поддержку в освоении теории, при реализации конкретных проектов по улучшениям, при внедрении систем повышения эффективности.
Полный комплексуслуг Университет Лин Шесть Сигм обладает всеми возможностями и стремится оказывать полный спектр услуг в области повышения эффективности бизнес процессов, среди которых: организация очного и удаленного обучения методологии Лин Шесть Сим по всем видам программ для руководителей и рядовых специалистов, построение систем непрерывного совершенствования «с нуля», реализация отдельных проектов по улучшениям, оказание точечных консультаций в зависимости от потребностей клиентов.

Источник: http://univerlss.ru/index.php?choose=7&main=403

Бережливое производство

Линофис (Бережливый офис)

Бережли́вое произво́дство (от англ.

lean – постный без жира, стройный; в русской версии lean – лин, бережливое) — логистическая концепция менеджмента, сфокусированная на оптимизации бизнес-процессов с максимальной ориентацией на рынок и с учётом мотивации каждого работника. Бережливое производство составляет основу новой философии менеджмента., является одной из форм нелинейного менеджмента.

Целями такого производства являются:

  1. мининимизация трудозатрат,
  2. минимизация сроков создания новой продукции,
  3. гарантия поставки продукции заказчику,
  4. максимальное качество при минимальной стоимости.

Лин культура

Бережливое производство невозможно без бережливой (лин культуры). Главное в Лин культуре — человеческий фактор, коллективная работа.

Существенную поддержку этому оказывает эмоциональный интеллект (EQ) работников, который увеличивают методом коучинга. Лин культуре соответствует и определенная корпоративная культура.

Примером формирования новой культуры может служить памятка для рабочих ОАО КУМЗ.

Основные принципы

Дж. Вумек и Д. Джонс излагают суть бережливого производства в виде пяти принципов:

  1. Определить ценность конкретного продукта.
  2. Определить поток создания ценности для этого продукта.
  3. Обеспечить непрерывное течение потока создания ценности продукта.
  4. Позволить потребителю вытягивать продукт. Вытягивающее производство (продукция «вытягивается» со стороны заказчика, а не “толкается” производителем).
  5. Стремиться к совершенству. Кайдзен (kaizen) – непрерывное совершенствование производства. Гемба кайдзен – непрерывное совершенствование на месте создания дополнительной стоимости.

Другие принципы:

  • Превосходное качество (сдача с первого предъявления, система ноль дефектов, обнаружение и решение проблем у истоков их возникновения);
  • Минимизация потерь путем устранения всех видов деятельности, которые не приносят добавочной стоимости заказчику, максимальное использование всех ресурсов (капитал, люди, земля);
  • Гибкость;
  • Установление долговременных отношений с заказчиком (путем деления рисков, затрат и информации);
  • Самоорганизация, эволюция, адаптация.

Инструменты Бережливого производства

  • Система TPM (Total Productive Maintenance) — Всеобщий уход за оборудованием;
  • Система 5S (сортировка; рациональное расположение; уборка (содержание в чистоте),стандартизация, совершенствование);
  • Система быстрой переналадки SMED (Single-Minute Exchange of Die — Переналадка/переоснастка оборудования менее чем за 10 минут);
  • Аутсорсинг. В России наиболее распространенные области передачи на аутсорсинг: ведение бухгалтерского учёта, охрана, обеспечение канцелярскими товарами, уборка, транспортное обслуживание, маркетинг, аутсорсинг HR-услуг (аутстаффинг), IT-аутсорсинг, производственный аутсорсинг.

Снижение потерь

Чтобы радикально увеличить добавочную стоимость у потребителя, нужно уменьшить семь видов потерь, возникающих из-за:

  1. Перепроизводства товаров, т.е. производства товаров, на которые еще не возник спрос;
  2. Ожидания следующей производственной стадии;
  3. Ненужной транспортировки;
  4. Лишних этапов обработки, требующихся из-за недостатка оборудования, несовершенства проекта, ненужной инициативы;
  5. Наличия любых, кроме минимально необходимых, запасов;
  6. Ненужного перемещения людей в ходе работы (в поисках деталей, инструментов и пр.);
  7. Производства брака.

Для решения проблемы устранения потерь в Бережливом производстве используются:

  • Кайдзен;
  • вытягивание продукции методом канбан — информирования предыдущей производственной стадии о том, что нужно начинать работу;
  • предотвращение ошибок «Пока — ёка» («дуракоустойчивость») — специальное устройство или метод, благодаря которому дефекты просто не могут появиться.

Алгоритм внедрения по Дж. Вумеку

  1. Найти проводника перемен (нужен лидер, способный взять на себя ответственность);
  2. Получить необходимые знания по системе Лин (знания должны быть получены из надежного источника);
  3. Найти или создать кризис (хорошим мотивом внедрения Лин служит кризис в организации);
  4. Не увлекаться стратегическими вопросами (начинать можно с устранения потерь везде, где возможно);
  5. Построить карты потоков создания ценностей (вначале текущее состояние, а затем будущее, после внедрения Лин);
  6. Как можно быстрей начинать работу по основным направлениям (информация о результатах должна быть доступна персоналу организации);
  7. Стремиться немедленно получить результат;
  8. Осуществлять непрерывные улучшения по системе Кайдзен (переходить от процессов создания ценностей в цехах к административным процессам).

Типичные ошибки при внедрении Лин

Установлено семь видов основных ошибок:

  • Непонимание роли руководства при внедрении системы Лин
  • Построение “Системы”, не обладающей необходимой гибкостью
  • Начало внедрения не с «основ»
  • Изменяются рабочие места, но не меняются привычки
  • Все измерять (собирать данные), но ни на что не реагировать
  • «Паралитический анализ» (бесконечный анализ ситуации, вместо непрерывных улучшений)
  • Обходиться без поддержки

Примеры использования

Лин медицина. По экспертным оценкам, приблизительно 50 % времени у медицинского персонала не используется прямо на пациента. Предстоит переход на персонализированную медицину, при которой пациент получает помощь „в нужный момент и в нужном месте“.

Медицинские учреждения должны располагаться так, что пациенту не надо будет тратить время на многочисленные переезды и ожидания в других местах. Сейчас это приводит к значительным финансовым тратам у пациентов и снижению эффективности лечения.

В 2006 году по инициативе Lean Enterprise Academy (Великобритания) состоялась первая в ЕС конференция по проблеме внедрения Лин в сфере здравоохранения.

Лин почта. В почтовом ведомстве Дании, в рамках Бережливого производства, проведена масштабная стандартизация всех предлагаемых услуг для повышения производительности труда, ускорения почтовых пересылок. Для идентификации и контроля почтовых услуг введены „карты поточного создания их ценности“. Разработана и внедрена эффективная система мотивации почтовых служащих.

Бережливая логистика (Лин логистика). Синтез логистики и Лин концепции позволил создать вытягивающую систему, объединяющую все фирмы и предприятия, задействованные в потоке создания ценности, в которой происходит частичное пополнение запасов небольшими партиями. Лин логистика использует принцип Совокупная Логистическая Стоимость (Total Logistics Cost, TLC).

Бережливый офис. Методы бережливого производства все шире используются не только в производстве, но и в офисах (бережливый офис), а также в местных и центральных органах государственного управления.

Бережливый дом. Использование лин технологии в быту позволяет сделать быт экологически чистым, свести энергозатраты до минимального уровня. Пассивный дом является характерным примером бережливого быта.

Пассивный дом, а точнее энергоэффективный дом – это дом, в котором ничтожно малы расходы на отопление, что практически делает его энергонезависимым. Теплопотери Пассивного дома составляют 15-25 кВт. час/ кв.м в год (для сравнения, в кирпичном доме старой застройки 250-350 кВт.час/ кв.

м в год), а потребность в незначительном отоплении дома возникает только при отрицательных температурах наружного воздуха.

Бережливое строительство представляет собой управленческую стратегию Lean в строительной области, направленную на повышение эффективности всех этапов строительства.

Эффективность

В целом использование принципов Лин может дать значительные эффекты. Преимущество Лин в том, что система на 80 % состоит из организационных мер и, только 20 % составляют инвестиции в технологию.

Проф. О.С. Виханский утверждает, что применение инструментов и методов бережливого производства позволяет добиться значительного повышения эффективности деятельности предприятия, производительности труда, улучшения качества выпускаемой продукции и роста конкурентоспособности без значительных капитальных вложений. .

Отцом-основателем Бережливого производства считается Тайити Оно, начавший работу в Toyota Motor Corporation в 1943 году, интегрируя лучший мировой опыт. В середине 1950-х годов он начал выстраивать особую систему организации производства, названную Производственная система Тойоты или Toyota Production System (TPS) .

Система Тойоты стала известна в западной интерпретации как Lean production, Lean manufacturing, Lean. Значительный вклад в развитие теории Бережливого производства внес соратник и помощник Тайити Оно – Сигео Синго. . Идеи бережливого производства были высказаны еще Генри Фордом, но они не были восприняты бизнесом, поскольку значительно опережали время.

Крупнейшие мировые компании успешно используют опыт Тойоты: Alcoa, Boeing (США) и многие другие. Первым распространителем философии Кайдзен во всем мире стал Масааки Имаи. Его первая книга «Кайдзен: ключ к успеху японских компаний» издана в 1986 году и переведена на 20 языков. Известная на Западе книга Дж. Вумека и Д.

Джонса „Бережливое производство“ впервые появилась в переводе в России в 2004 году.

Система бережливого менеджмента, зародившаяся в производстве, в основных чертах описана Рудольфом Штайнером. Рудольф Штайнер в трудах по экономике назвал это ассоциативным типом экономики.

Его ученик Бернард Ливухуд – автор эволюционной теории развития организации, показал, что система бережливого менеджмента – это эволюционная модель развития организации, не имеющая отраслевых ограничений, следующая за фазой массового производства и потребления.

Чтобы удерживать превосходство и оставаться конкурентоспособными, компании должны применять также динамические стратегии резких изменений и креативного разрушения.

Сначала концепцию бережливого производства применяли в отраслях с дискретным производством, прежде всего в автомобилестроении. Затем концепция была адаптирована к условиям непрерывного производства, а потом в торговле, сфере услуг, коммунальном хозяйстве, здравоохранении, вооруженных силах и государственном секторе. Способствует использованию коллективистская психология.

Постепенно Лин вышел за рамки предприятия. Теперь Лин охватывает потребителей его продукции, поставщиков. Способствует распространению идей Лин регулярные международные и региональные конференции, многие из которых проводятся по инициативе Lean Enterprise Institute (США) и Lean Enterprise Academy (Англия).

Во многих странах распространению Бережливого производства оказывается государственная поддержка.

В период высочайшей конкуренции и обостряющегося кризиса, у предприятий всего мира нет другого пути, чем, используя лучшие мировые технологии менеджмента, создавать продукты и услуги, максимально удовлетворяющие клиентов по качеству и цене.

Использованию бережливого производства содействуют Российские Лин Форумы, которые проводит Центр Оргпром – один из ведущих российских провайдеров услуг по освоению Лин.

По данным исследования Института комплексных стратегических исследований (ИКСИ) о распространении Бережливого производства в России в марте-апреле 2006 года из 735 опрошенных российских промышленных предприятий 32% использовали японский опыт.

В марте-апреле 2008 года был проведен повторный опрос, результаты которого были озвучены в докладе Веры Кононовой «Применение Lean Manufacturing на промышленных предприятиях России в 2006-2008 гг.» на III Российском Лин-форуме «Бережливая Россия».

Первыми предприятиями, которые первыми применили бережливое производство, являются Горьковский автомобильный завод (Группа „ГАЗ“), ВАЗ, КАМАЗ, Русал, ЕвразХолдинг, Еврохим, ВСМПО-АВИСМА, ОАО „КУМЗ“, Северосталь-авто и др.

Бережливое производство и образование

Для популяризации идей бережливого производства в России очень важно привлекать внимание талантливой и инициативной молодёжи к данной технологии – студентов и молодых специалистов. Для этих целей ИКСИ совместно с Ассоциацией Деминга провели Первый в России конкурс дипломных и курсовых работ по бережливому производству “Студенческий кайдзен”.

Источник: http://financial-helper.ru/management/berezhlivoe-proizvodstvo.html

Семинар; Бережливый офис

Линофис (Бережливый офис)

Для кого данный курс?

  • Руководителей  высшего и среднего звена

Что дает семинар?

Краткое описание

Место проведения: Москва, ул. Воронцовская, д. 35Б корпус 1

  • Настоящий курс направлен на повышение компетентности руководителей, участвующих  в разработке, внедрении  и использовании системы «бережливого  производства».
  • Дать представление о методологии «Lean» . Развить способности и навыки руководителей:
  • Разрабатывать систему внедрения бережливого  подхода; использовать и внедрять методы «бережливого производства»; составлять Action Plan по процессам оптимизации конкретных бизнес- процессов.
  • Использовать технологию  управления  изменениями.

Системное мышление, системность, структурированность мышления и действий, анализ информации, навыки планирования, контроля, решение проблем, принятие решений, навыки групповой работы, навыки управления изменениями

Программа обучения

Введение  в  бережливое производство\офис

  • Проблематизация. «Японское чудо». НОТ в России.
  • Истории успеха (Камаз, РЖД, Сбер, Пони и т.д.)
  • Основные термины (Поток создания ценности, такт, вытягивающее производство, Муда, Кайдзен и т.п.).
  • Этапы  внедрение изменений.
  • Цикл Деминга и  основные задачи менеджера (Plan-Do-Study-Act:  Планируй-Сделай-Изучи-Действуй).
  • Поиск узких мест карты процесса, создающего ценность.

Анализ бизнес-процессов  и рабочих  операций.  Понятие ценности

  • Понятие ценности в каждом процессе.
  • 3 вида деятельности.
  • 7 видов потерь.
  • Правила формулирования  целей (критерии  SMART и 5K).
  • Презентация потока «как есть» в командах.
  • Обратная связь от коллег  и тренера.

Поиск    причин    потерь    в    текущих    бизнес-процессах    и    рабочих операциях.

  • Диаграмма  Исикавы. Групповая работа.
  • Презентация результатов в группах.
  • Обратная связь от коллег  и тренера.
  • Презентация «идеальных» потоков  создания ценности.
  • Обратная связь от коллег  и тренера.

Поиск мер устранения потерь в текущих бизнес-процессах и рабочих операциях.  Презентация Action  Plan

  • Диаграмма  Исикавы. Групповая работа.
  • Презентация результатов в группах.
  • Обратная связь от коллег  и тренера.
  • Техника каскадирования.
  • Групповая работа. Заполнение Lean-шаблона.
  • Определение  команды  проектов  оптимизации, авторов, руководителей.
  • Обратная связь от коллег  и тренера.
  • Подготовка  презентации проектов  для  Генерального Директора.
  • Обратная связь от коллег  и тренера.

Работа с  персоналом.  Стратегия внедрения имзенений

  • Основные подходы  к изменениям.  Виды  сопротивления изменениям.
  • Инструменты  противодействия  сопротивлениям изменений.
  • Отработка кейса по внедрению  и управлению изменениями.
  • Методы преодоления  сопротивления  изменениям.
  • Презентация Action Plan по управлению  изменениями.
  • Обратная связь от коллег  и тренера.

Презентация полученных проектов

Документ, выдаваемый в результате обучения

Преподаватели

Cосновая Анна Владимировна – сертифицированный специалист в области стратегического менеджмента и Learning and knowledge management (управления знаниями), сертифицированный специалист по тайм-менеджменту для секретарей. Эксперт-преподаватель высшей онлайн-школы для секретарей и офис-менеджеров издательского дома «Актион -Медиа». Постоянный автор статей в журналах «Справочник секретаря и офис-менеджмента» и «Делопроизводство».

Алексей Кузнецов

  • Сертифицированный бизнес – тренер
  • Стаж в области тренинга и консалтинга с 2006 года
  • Специализируется на проведении тренингов для руководителей различного звена и тренингах личной эффективности. Проводит обучающие программы, направленные на развитие необходимых компетенций и освоение новых техник, обобщение личного опыта, совершенствование умений, формирование заданных установок в области управления людьми

Тарифы на участие

При регистрации 2х и более человек через официальный сайт www.seminarna.ru – скидка 10% от любого выбранного тарифа.

При регистрации физического лица (плательщик – физическое лицо, а не организация) – скидка 10% от любого выбранного тарифа.

4 минуты пешком от м. Пролетарская, в пешей доступности от значимых достопримечательностей города

Крутицкое подворье

Кремль

Новоспасский монастырь

Театр на Таганке

семинаров

Почему выбирают центр профессионального развития «ПРОФИ-КАРЬЕРА»?

Преподаватели – ведущие специалисты в своих областях, авторы учебных пособий и статей, практикующие эксперты

Обучение проходит в самом центре Москвы, в престижном историческом здании

Центр обладает бесcрочной лицензией Департамента Образования г. Москвы

Мини-группы дают возможность получить ответы на Ваши вопросы и обменяться опытом с коллегами по обучению

Вкусные обеды, кофе-паузы и комфортную обстановку отмечают все наши клиенты

Формат обучения: по расписанию на сайте, дистанционный или корпоративный для Ваших сотрудников

Записаться на курс

В корпоративном формате

Отзывы

  • Отель Ханой Москва 4* Нгуен Х.Л.Участвовал в тренинге по работе с жалобами и рекламациями. Всё было максимально логично и последовательно, что облегчило процесс усвоения материала. Оцениваю работу преподавателей на 10 из 10. Понравилось, что не ограничились сухой теорией: было множество показательных примеров из жизни. Преподаватели живые и энергичные, легко было найти контакт с ними. Местоположение достаточно удобное: близко к метро и в центре города. Курс был очень полезен для меня, так как в моей работе часто приходится общаться с клиентами и отвечать на их жалобы
  • Qiwi Байнина О.Прошла сегодня тренинг, проводимый Анной Владимировной Сосновой, по сервису и обслуживанию. Все было информативно и содержательно.Очень понравилось, что было очень много примеров из практики, а также много приемов. Большое спасибо Анне Владимировне за внимание и тот багаж знаний, что были мной получены на этом семинаре.
  • ООО “БТК Текстиль” Кузнецова А.С.Добрый день! В ходе обучения по теме “Работа с жалобами, рекламациями, трудными клиентами”, из личных чувств и ощущений, мне было комфортно и уютно находиться рядом с преподавателями Сосновой А.В. и Тетериной Т.Н. Обучение на протяжении всего времени держало мой интерес к теме и побуждало желание применять те знания, которые были даны. Качество преподавания и донесения информации на высоком уровне: из 5 баллов – 5! Нереальный позитив несли преподаватели и заряжали своей энергетикой! У меня нет того, на что я могла бы пожаловаться…потому что всё было учтено, по всем вопросам прошлись, коренную проблему в работе присутствующих обучающихся разобрали. Ваша работа прекрасна и помогает раскрывать свои возможности. Спасибо большое.
  • Qiwi Куликова И.Посетила семинар по управлению сервисом, который прошел очень интересно и насыщенно! День пролетел, и ни минуты не было проведено напрасно! Очень живо и для применения в путь! Спасибо нашему тренеру Сосновой Анне!
  • ЗАО “Фармацевт” Тер-Сааков А.С.Посетил семинар по противодействию мошенничеству и коррупции. Преподаватель Граник В.А. – очень знающий и грамотный специалист. Материал изложен последовательно и понятно. Особенно понравился объем предоставленного материала для дальнейшей работы. В целом, все положительно. Спасибо!
  • Сеть клиник “Галактика” Головенко А.Спасибо большое за информативный семинар по сервису тренерам Сосновой А.В. и Тетериной Т.Н. Получила большое количество знаний, список рекомендованной литературы, видео для дальнейшей работы в направлении улучшения сервиса.
  • ОАО Банк “Народный кредит” Г.ХуснетдиноваНа мой взгляд, семинар «Эффективная деловая коммуникация с клиентами», был познавательный и интересный, уверена, что многое из того, что я узнала, можно использовать и в повседневной жизни. Преподаватель Тетерина Татьяна Николаевна грамотный,интересно подает материал, приятен в общении, хорошо контактирует и работает с аудиторией. Благодаря этому все участники активно работали, не стеснялись выражать свои эмоции и задавать волнующие их вопросы. 
  • Ростелеком В.С.ХлестковВ течение двух дней были рассмотрены и разобраны всевозможные ситуации делового общения , разбор ситуаций с претензиями и рекламациями. Понравилось большое количество практических занятий по каждой технике общения и выстраивание поведенческого алгоритма. записи практических занятий позволяют более детально на «живых» примерах разобрать ситуации и выявить возможные узкие места в ведении диалога и личном восприятии ситуации. Желаю успехов ЦДР «Профи-Карьера».
  • ЗАО “МЕД” Сидельников С.Ю.Материал был изложен логично, последовательно, доступно. Работа преподателей на оценка “отлично”. Особенно понравились простота в общении и профессионализм преподавателей. Местоположение проведения семинара выбрано прекрасно, работа проводилась слаженно, обеды и кофе-брейки отличные.

Как оставить заявку на обучение?

1. Нажмите «Записаться на курс» и заполните предложенную форму. Наши менеджеры в ближайшее время свяжутся с вами и расскажут о дальнейших действиях.

2. Напишите письмо на e-mail MANAGER@SEMINARNA.RU

Мы всегда рады ответить на возникшие у вас вопросы, звоните по телефону +7 (495) 150-18-17.

Источник: https://seminarna.ru/seminari-i-treningi/obuchenie-upravleniyu-organizatciey/berezhlivyy-ofis.html

Как Lean поможет в работе секретарям и офис-менеджерам

Линофис (Бережливый офис)

В переводе с английского Lean Management (Lean) – бережливое производство, бережливое управление, бережливое мышление, даже бережливое преобразование. Это концепция управления организацией, которая базируется на повышении качества продукции при одновременном сокращении расходов. Узнаем, как принципы Lean помогут организовать рабочее место и привести в порядок дела.

Концепция lean

Концепция Lean[*] появилась в Японии. В 1950-х годах инженер японской компании «Тойота» Тайити Оно предложил использовать новую производственную систему для выпуска автомобилей.

Идея была в том, чтобы объединить существующие на заводах концерна методы повышения эффективности, сделать акцент на качестве продукции и одновременно сократить расходы.

То есть наладить бережливое производство.

Изначально система Lean применялась только в производственных сферах, в основном в автомобилестроении, но со временем стала востребована и в других областях. Пришло понимание, что инструменты бережливого производства можно задействовать в строительстве, медицине, дизайне и пр.

Постепенно Lean стали внедрять в офисах. Такая система получила название «бережливый офис». Суть та же оптимизировать ресурсы компании, сократить перемещение материалов и ненужные передвижения, снизить время ожидания.

Основа бережливого офиса – модернизация всех ресурсов организации, избавление от мусора и постоянное улучшение действий.

Принципы и инструменты Lean позволили успешно оптимизировать деятельность не только на производстве, но и в офисе.

Принципы концепции Lean

• Чистота и порядок в офисе и на рабочем месте. Один из главных принципов бережливого производства. Порядок на рабочем месте и в офисе – это всегда быстрый доступ к нужным канцелярским предметам, архивным папкам, документам и пр.

• Сокращение запасов. На рабочем месте должно быть только самое необходимое. Своевременно избавляйтесь от сломанной или устаревшей техники, ненужных канцтоваров, старых версий документов, лишних файлов в системе и т.д.

• Ликвидация потерь. Cведите к минимуму ненужные передвижения по офису сотрудников, а также продукции, документов (отсутствие автоматизированных процессов и электронного документооборота) и т.д.

• Ограничение времени ожидания. Проводите свой рабочий день максимально эффективно. Помните: даже за то время, что вы тратите на ожидание человека, нужного звонка или подписи начальника, можно успеть сделать не одно дело.

• Правильное выполнение задач с первого раза. Постоянное переписывание, перепечатывание документов из-за случайно допущенной ошибки или опечатки отнимает драгоценное время. Старайтесь сделать с первого раза все правильно.

• Создание потока работы. Весь коллектив должен работать как отлаженный часовой механизм. Каждый сотрудник обязан четко знать свои обязанности и качественно выполнять их.

• Постоянное совершенствование. Технологии развиваются, мир меняется. Рабочие процессы тоже не стоят на месте, потому важно их постоянно анализировать и стараться улучшить. Без этого прогресс невозможен.

Названные принципы лежат в основе Lean-системы. На практике они внедряются с помощью специальных инструментов. Например: Just in Time (с англ.

точно в срок) – концепция управления производством, направленная на снижение количества запасов; Value Stream Mapping (с англ.

систематизирование потока ценности) – инструмент визуализации, помогающий понять и рационализировать рабочие процессы путем использования инструментов и методов экономичного производства.

Не обязательно применять все инструменты. Для одной компании будет достаточно внедрения одного, для другой – нескольких. Здесь нужно экспериментировать. Путем проб и ошибок в результате получится найти «свой» эффективный метод.

Какие простейшие инструменты уже доказали свою эффективность? Подробно рассмотрим каждый из них.

Порядок на рабочем месте

С чего начать? Поговорите с руководством и получите его одобрение. Вам потребуются полномочия, чтобы внести некоторые изменения в офисное пространство и улучшить свое рабочее место. Если разрешение получено, приступайте к внедрению.

Шаг 1. Избавьтесь от лишнего. Внимательно посмотрите на свой рабочий стол. Разберите документы, смело выбрасывайте ненужные и исписанные листы. Стикеры и любые другие заметки, которыми вы уже не пользуетесь или забыли, для чего они были написаны, – в мусор.

То же самое проделайте со шкафами, полками, ящиками стола во всем офисе. Начните со своего рабочего места и отдайте распоряжение всем сотрудникам. Предупредите, что после вы обязательно проконтролируете чистоту и порядок у каждого.

Шаг 2.Устройте комфортное рабочее место. Измените положение стола, чтобы сделать больше проход; поставьте новое эргономичное кресло; расположите монитор так, чтобы верхняя его часть находилась на уровне глаз или немного ниже; закрепите провода, чтобы они не создавали травмоопасной ситуации.

Ваше рабочее место должно быть максимально удобным и просторным. Ничего не должно стеснять ваших движений.

Шаг 3. Удобно расположите предметы на столе. У секретарей стол всегда завален кипами бумаг, файлами, всевозможными ручками, степлерами, скрепками и другими канцелярскими предметами. Все это захламляет рабочее пространство, доставляет неудобство при подписании документов или поиске нужного договора. Найдите отдельное место каждому предмету на вашем столе.

Шаг 4.Упорядочите работу с документами и папками.

Разделите документы на важные и неважные. Подумайте, к каким бумагам вы обращаетесь чаще всего. Именно они должны находиться в зоне видимости и досягаемости. То есть для того чтобы достать нужный документ, вам достаточно протянуть руку.

Менее важные можно поместить в лотки или накопители для бумаг, а архивные положить в боксы для бумаг. Используйте папки-архиваторы с несколькими делениями, чтобы распределить документы по их важности. Документы по желанию хранят в разноцветных папках.

Более того, для бумаг определенной категории можно использовать архиватор конкретного оттенка.

Отсортируйте документы. Поставьте на краю стола два-три лотка для бумаг, пометьте их предназначение. Например, документы на подпись директору обозначьте красной наклейкой, на отправку почтой – зеленой, кадровые – желтой. Так вы всегда будете знать, где что лежит, вам не придется тратить время на разбор бумаг.

Используйте маркировку для папок. Нанесение тех или иных знаков помогает в поиске нужной информации. Для обозначения документов можно использовать маркеры, разделители, цветные наклейки. Как вариант – помещать их в разноцветные папки.

Например, папку с документами от поставщиков обозначьте желтым, папку с кадрами – зеленым и т.д. Обязательно запишите обозначение каждого цвета и сохраните документ на Google-диске. Доступ к нему должен быть быстрым, вы не должны тратить время на его поиск. Для этого используйте опции электронного документа.

Например, чтобы найти нужный файл на Google-диске, достаточно написать его название в адресной строке.

Визуализация офисного пространства и рабочих процессов

Визуализация (lean-visualization) – один из инструментов концепции бережливого производства. Информация, представленная в инфографике, схемах, воспринимается легче, чем объемные текстовые инструкции.

Иллюстрации позволяют объяснить то, что на словах или практике может занять много времени. А время, как известно, ценный ресурс. К секретарю часто обращаются сотрудники с просьбами отсканировать документ или приготовить кофе и т.

д. Они объясняют это неумением пользоваться техникой, хотя на самом деле большинство просто ленится приложить усилия. Чтобы сократить число таких обращений, можно визуализировать рабочее пространство. Приведем несколько лайфхаков.

Шаг 1. Используйте диаграмму «плавательной дорожки». Такая схема позволяет описать даже самые сложные офисные процессы. Например, как сотрудникам следует взаимодействовать с клиентом. Кроме этого, диаграмма позволяет представлять процессы, в которых ответственность передается от одного лица к другому (Пример).

Принцип работы диаграммы «плавательной дорожки» похож на эстафету. Суть в том, чтобы снизить время ожидания в процессе передачи другому ответственному лицу.

Шаг 2. Создайте схемы-инструкции для пользования оргтехникой.

Они нужны для того, чтобы любой человек, даже никогда не пользовавшийся до этого принтером или сканером, мог самостоятельно распечатать/ отсканировать документ. Можно попросить дизайнера создать интересную инфографику. Стоит также составить полезные дежурные «шпаргалки» по пользованию кофемашиной, диспенсерами в туалетной комнате и прочим офисным оборудованием (рис. 1).

Шаг 3. Визуализируйте рабочие процессы. Для этого подойдут стикеры, цветные наклейки, маркеры.

Установите быстрый набор. Если вы постоянно забываете, чей номер стоит на кнопке быстрого набора, – наклейте на нее листочек с обозначением. Например, кнопка 1 – бухгалтерия, 2 – отдел логистики и т.д.

Если быстрый набор сложнее – запишите все номера на стикерах или листе А4 (в зависимости от объема) и повесьте прямо над рабочим столом. Расположите все так, чтобы вам не приходилось сильно напрягаться, вглядываясь вверх.

Наладьте документооборот. Даже если вы прекрасно помните, какой документ в какой отдел или какому поставщику нужно передавать, нарисуйте для себя понятную схему перемещения всех бумаг. Это избавит ваш мозг от необходимости все запоминать, так вам удастся сосредоточиться на более важных вещах. Можно также использовать диаграмму «плавательной дорожки».

Создайте план по дежурству на кухне, уборке за собой посуды и пр., используя инфографику. То же самое можно сделать с канцелярией, хранящейся в шкафах.

Например, повесьте на дверцу краткую инструкцию, что должны делать сотрудники, когда берут ту или иную вещь для работы.

Так вы надолго сохраните порядок в шкафу и избежите постоянных вопросов и просьб сотрудников заказать какие-либо канцтовары (рис. 2).

Используйте стикеры, которые станут сигналом, что пора заказывать канцелярию. Например, вы знаете, что с момента заказа до доставки проходит два дня. Посчитайте, сколько каких канцтоваров тратится за это время: пачка бумаги для принтера, 50 файлов, 2 ручки и пр.

– это и будет неприкосновенный запас, который должен оставаться в компании. Когда привезут очередную партию канцтоваров, цветным стикером отделите неприкосновенный запас: вложите его в стопки с бумагой, бланками, файлами.

Каждый раз, заглядывая в шкаф, будете видеть, что запасы подходят к «критической отметке» – стикеру – и пора заказывать канцтовары (рис. 3).

Канбан в работе секретаря

Канбан – японская система карточек, которая позволяет выполнять задачи точно в срок. Компания «Тойота» первая внедрила ее в своем производственном процессе. Так концерну удалось избежать перепроизводства автомобилей в период кризиса и выпускать модели в срок.

Отличительная черта этой системы – борьба с многозадачностью. Многие считают, что многозадачность – ключ к продуктивности. Но это не так. Выполняя несколько дел одновременно, наш мозг не успевает сфокусироваться ни на одном из них.

Следовательно, страдает качество выполнения работы, а силы и энергия тратятся впустую. С помощью японской системы как раз можно разрешить проблему многозадачности и научиться концентрироваться на выполнении одного конкретного дела.

Карточки канбан особенно помогают в работе секретаря. Их можно использовать в организации и управлении делами, например для ведения узких задач. С помощью специальных приложений типа Trello, Asana, Bitrix24 или подручных средств можно создать канбан-доску.

Возьмите ватман или маркерную доску и разделите поле на три столбца. Первый – все задачи, которые нужно сделать, второй – текущие задачи, третий – выполненные. Каждый сотрудник выбирает для работы стикеры одного цвета (рис. 4). Тут важно соблюдать одно условие – количество задач «в работе» не должно превышать трех.

Это позволяет сосредотачиваться на конкретных делах.

Рис. 4

Что вы получаете, используя карточки канбан в работе?

• Наглядное представление всех ваших задач.

• Четкое понимание того, что нужно успеть за день и как расставить приоритеты. Благодаря принципу ограничения количества задач «в работе» вы избежите огромного списка дел и не будете перегружены работой.

• Увеличение продуктивности. Вы сможете контролировать процесс работы. Все задачи будут записаны и расставлены по приоритетам, а значит, вам не придется все запоминать и переживать, не забыли ли чего-то важного. Ваша продуктивность определенно вырастет.

После внедрения карточек канбан в управление задачами регулярно анализируйте вашу эффективность в конце недели. Это необходимо для того, чтобы понять, над чем нужно поработать, какой процесс усовершенствовать. Последнее тесно связано с еще одним принципом Lean – кайдзен.

КАЙДЗЕН, ИЛИ НЕПРЕРЫВНОЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ

Кайдзен – незаменимая составляющая Lean, которая больше похожа на философию, чем практический инструмент. В процессе внедрения бережливого офиса он крайне важен.

Включение этого принципа в работу концепции бережливого производства – небыстрый процесс. Результаты придут через месяц, а возможно, через три-четыре месяца. Кайдзен призывает не довольствоваться полученными достижениями, а постоянно развиваться и стремиться к совершенству.

Не останавливайтесь на месте, пробуйте новые инструменты Lean, ищите подходы и методы, которые подойдут именно вам и вашей компании. И вы увидите, насколько эффективнее и проще станет ваша работа.

 

[*]См. также: Сосновая А.В. «Бережливое производство» в офисе // Секретарь-референт. 2017. № 7. С. 10–17.

А.В. Кашина

Источник: https://www.profiz.ru/sr/1_2019/lean_v_rabote_sekretarja/

Бережливый сервис в гостиницах и отелях: оптимизация расходов

Линофис (Бережливый офис)

Индустрия гостеприимства сегодня в полной мере ощущает влияние экономического кризиса. Снижается количество деловых поездок, люди проводят меньше времени в отпусках. Повышение цен на электроэнергию, продукты питания и хозяйственные товары значительно увеличивает расходы отелей и гостиниц, однако стоимость проживания не растёт из-за сильной конкуренции и снижения потока гостей.

Предприятия сферы гостиничных услуг ищут пути сокращения своих расходов.

Часто для этого предлагаются радикальные меры, такие как сокращение численности обслуживающего персонала, рекламных и маркетинговых расходов, отказ от дополнительных услуг для гостей и посетителей.

Однако, такие меры негативно сказываются на уровне клиентского сервиса, и в конечном итоге приводят только к дальнейшему снижению рентабельности бизнеса.

Программа «Бережливый сервис в индустрии гостеприимства» позволяет снизить расходы отеля или гостиницы при сохранении количества и качества оказываемых услуг.

Программа направлена в первую очередь на поиск и устранение потерь в деятельности гостиничного предприятия, повышение эффективности операций и производительности труда.

Методология программы «Бережливый сервис» основана на современных зарубежных практиках организационного развития – Lean Production и Siх Sigma.

В чем суть программы «бережливый сервис» для отелей и гостиниц?

Бережливый сервис – это образ мышления человека и культура организации своей работы оптимальным образом, без лишних потерь и с высоким уровнем клиентского сервиса.

Экономия расходов и повышение уровня клиентского сервиса достигается путём упрощения и постоянного улучшения всех рабочих процессов, а также с помощью максимального вовлечения каждого сотрудника в деятельность по непрерывным улучшениям.

Методология Бережливого сервиса основана на поиске потерь в любых системах и процессах компании. Потери – это продукция или работа, которая не имеет ценности для конечного потребителя. Бережливый сервис предлагает специальные инструменты и техники анализа рабочих процессов, выявления потерь и повышения производительности труда.

Какие проблемы отелей и гостиниц решает программа «Бережливый сервис»?

Программа «Бережливый сервис» позволяет упростить и ускорить все основные процессы – заселения и выселения из отеля, уборку номеров, ресторанное обслуживание и обслуживание в номерах.

Результатом программ является снижение расходов на продукты питания, хозяйственные и бытовые товары благодаря их более рациональному использованию.

Также программа улучшает внутренние коммуникации и информационный обмен между различными службами отеля, такими как служба размещения и служба сервиса.

При этом главным результатом внедрения программы «Бережливый сервис» является вовлечение персонала отеля или гостиницы в работу по непрерывным улучшениям своей деятельности благодаря организации пилотных проектов, рабочих групп и команд оптимизации.

Этапы развёртывания программы «Бережливый сервис»

Программа «Бережливый сервис» реализуется при активном участии работников отеля или гостиницы, которые объединяются в рабочие группы по направлениям деятельности (Кайдзен-команды).

Сотрудники обучаются инструментам бережливого сервиса, таким как картирование потока создания ценности, рациональная организация рабочего места, система «точно вовремя», Лин-офис, Лин-учет, методики анализа и решения проблем.

Все учебные материалы адаптированы к специфике гостиничного бизнеса и легко применимы в текущей работе сотрудников.

На следующих этапах проекта рабочие группы под методическим руководством и наставничеством консультантов анализируют текущую деятельность на своих участках работы и предлагают решения по сокращению потерь. Данные решения прорабатываются и уточняются совместно с командной консультантов, и при подтверждении потенциала оптимизации выносятся на рассмотрение управляющего комитета.

Утверждённые управляющим комитетом проекта инициативы внедряются в работу также самими участниками рабочих групп. При необходимости руководство отеля или гостиницы оказывает им организационную поддержку, обеспечивает необходимыми ресурсами и инструментами.

Каковы результаты программы «Бережливый сервис»?

Программа «Бережливый сервис» позволяет в течение нескольких месяцев улучшить сложившуюся организацию труда персонала и добиться повышения эффективности работы в следующих областях:

Подготовка номеров, заселение и выписка гостей из отеля. номерного фонда, ремонт помещений, мебели и оборудования.
Ресторанное обслуживание и обслуживание в номерах. Дополнительные услуги для гостей отеля, трансферы.
Закупка и хранение продуктов, хозяйственных и расходных материалов. Управление персоналом, стандарты работы и уровень сервиса.
Организация специальных мероприятий и бизнес- конференций. Маркетинг и реклама услуг отеля, гостиницы.

Какова роль внешних консультантов?

  • Привнести опыт внедрения программ бережливого сервиса в других аналогичных компаниях.
  • Адаптировать стандартные методы и инструменты к конкретной бизнес-ситуации.
  • Обеспечить целостность и правильность применения методологии бережливого сервиса в ходе изменений бизнес-процессов компании.
  • Выступить в роли внешних независимых экспертов и поддержать инициативы руководства по организационным преобразованиям.
  • Обучить персонал инструментам бережливого сервиса и организовать их применение на практике.
  • Выполнить технически наиболее сложные или трудоёмкие работы, а также работы, требующие специального образования и подготовки.

С чего начать проект?

Свяжитесь с нами и пригласите консультантов для обсуждения деталей проекта, разработки календарного плана и подробного обсуждения методов работы. Мы подготовим коммерческое предложение с учётом ваших задач и конкретной ситуации, а также предложим различные варианты решений.

Источник: http://www.formula-truda.ru/otrasly/berezhlivyy-servis-optimizatsiya-oteley-gostinits.php

Военный юрист
Добавить комментарий